VERBİS kayıtları hakkında duyuru

Kişisel Verileri Koruma Kurumu, Veri Sorumluları Siciline Kayıt Hakkında Kamuoyu Duyurusu yayımladı.

"Bilindiği üzere Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik’in (Yönetmelik) 5 inci maddesinde veri sorumlularının, Sicile sunulan ve Sicilde yayınlanan bilgilerin eksiksiz, doğru, güncel ve hukuka uygun olmasından sorumlu olduğu, Sicile açıklanacak bilgilerin Kişisel Veri İşleme Envanterine dayalı olarak hazırlanması gerektiği ve veri sorumlularının Sicile kaydolmasının Kanun kapsamındaki diğer yükümlülüklerini ortadan kaldırmayacağı belirtilmektedir.

Aynı Yönetmelik’in 9 uncu maddesinde ise Sicile yapılan kayıt başvurusunun; başvuru formunda yer alan bilgiler, kişisel verilerin işlenme amacı, veri konusu kişi grupları, kişisel verilerin aktarıldığı alıcı grupları, yabancı ülkelere aktarım öngörülüp öngörülmediği, alınan veri güvenliği tedbirleri ile saklama sürelerine ilişkin bilgileri içereceği hükmü yer almaktadır.

Bu kapsamda Kurumumuzca yapılan değerlendirme sonucunda, aşağıdaki hususların tekrar hatırlatılmasında fayda görülmektedir:

1. Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemine (VERBİS) kayıt başvuru formunun sadece sisteme girilmesi veya Kuruma posta, kargo, kurye, KEP ile iletilmesi ya da elden teslim edilmesi Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünün yerine getirilmiş olduğu anlamına gelmemektedir. Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünün yerine getirilmiş olması için VERBİS’e kayıt başvuru formunun Kuruma posta, kargo, kurye veya KEP ile iletilmesi ya da elden teslim edilmesi ve Kurumca onaylanması akabinde başvuru formunda belirtilen elektronik posta adresine iletilen “kullanıcı adı” ve “parola” ile VERBİS ana sayfada yer alan “Veri Sorumlusu Yönetici Giriş” butonu aracılığıyla giriş yaparak bir “irtibat kişisi” atanması, atanan irtibat kişisi tarafından da yine VERBİS ana sayfada yer alan “Sicile Kayıt” butonu aracılığıyla giriş yapılması ve ilgili veri sorumlusu için “bildirim” düzenlenerek sistem üzerinden bildirimin onaylanması gerekmektedir.
2. VERBİS; kesintisiz olarak erişim, başvuru ve bildirim düzenlemesine açık olup hâlihazırda sistem üzerinden başvuru yapılabilmesi ve bildirim düzenlenmesi imkânı bulunmaktadır. Bu nedenle eksik başvuru ve bildirimlerin bir an önce tamamlanması önem arz etmektedir. Ayrıca, Yönetmelik’in 13 üncü maddesinde yer alan “Veri sorumluları, Sicilde kayıtlı bilgilerde değişiklik olması halinde meydana gelen değişiklikleri, değişikliğin meydana geldiği tarihten itibaren yedi gün içerisinde VERBİS üzerinden Kuruma bildirir.” hükmü gereği VERBİS üzerinden giriş yapılarak “bildirim güncellemesi” yapılması mümkündür.
3. VERBİS’e kaydolmak haricinde, Kanun ve ikincil mevzuatta getirilen diğer yükümlülükler de bulunmakta olup veri sorumlularının diğer yükümlülüklere de uyması gerektiği tabiidir."

Birçok veri sorumlusu, süre sona ermeden sadece sicile kayıt yaptırmış ve diğer yükümlülüklerini yerine getirmemiş durumdadır. Ancak sadece sicile kayıt yaptırmak, mevzuata göre yeterli değildir ve VERBİS girişlerinin yanı sıra envanter hazırlanması, aydınlatma metinleri, açık rıza formlarının da hazırlanması gerekmektedir. Tüm bu yükümlülükler yerine getirilmeden sadece kayıt işlemi, veri sorumlularını idari para cezalarından kurtarmayacaktır. Yukarıda yer verilen duyuruya da istinaden VERBİS kayıt ve diğer tüm yükümlülüklerin yerine getirilmesi gerektiğini hatırlatırız.

Av. İrem GÜRBÜZ EREL